Vervangt Case Management weldra BPMN?

Bedrijfsomgevingen worden steeds dynamischer, met een hogere nood aan flexibele systemen tot gevolg. Vandaag worden bedrijfsprocessen vaak in kaart gebracht aan de hand van stroomdiagramethoden, zogenaamd Business Process Modelling Notation ‘BPMN’. BPMN is een essentieel onderdeel in procesbeheer en wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows in een organisatie in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Aan de hand van een gedetailleerd visueel overzicht wordt zo inzicht verschaft in de werkmethoden en informatiestromen in een organisatie die essentieel zijn om een bepaald proces binnen een bedrijf tot een goed einde te brengen. 

Toch dringt al enkele jaren een nieuwe methode zich op in de business process-wereld als gevolg van deze stijgende dynamiek. Brengt case management een nieuwe oplossing voor het management van bedrijfsprocessen? 

Wat is Case Management? 

Case management gaat over complete en complexe eenheden die samen een case vormen. Cases bevatten acties uitgevoerd door meerdere mensen en/of departementen. Case management heeft als doel deze cases te organiseren, te compileren en te tracken. BPMN legt dus een focus op enkele processen, terwijl case management een groep processen behandelt. Dit maakt case management een stuk complexer dan BPMN.

Vandaag worden case management en BPMN nog vaak gezien als elkaars directe concurrenten. Organisaties denken nog vaak dat ze nood hebben aan ofwel BPMN ofwel case management. Toch is de afbakening tussen de twee vaak niet zo eenduidig. BPMN en case management gaan hand in hand, en kunnen samen worden ingezet voor een optimale proces-efficiëntie. Hoe gaat dit nu in zijn werk?

BPMN vs. Case Management: wat kan je er wel en niet van verwachten?

Laten we hier even een ziekenhuis als voorbeeld nemen om het aanvullend karakter van beide methoden verder toe te lichten. Wanneer een nieuwe patiënt de spoeddienst binnenkomt, heeft hij of zij een zeer specifieke klacht. Een mogelijke eerste actie die ondernomen wordt bij aankomst van de patiënt is ‘de patiënt naar een aparte kamer brengen voor eerste hulp’. Dit is bijgevolg de start van een proces met gestandaardiseerde activiteiten. Een volgende stap kan dan het registreren zijn van de patiënt, het voorzien van een bandje etc. Hierbij kan gemakkelijk gebruik worden gemaakt van een traditioneel BPMN notatie proces om dit proces in kaart te brengen. 

Toch is dit in de praktijk vaak niet het geval. Afhankelijk van de situatie volgen binnenkomende patiënten op de spoedafdeling vaak een ander pad. Er zijn weinig activiteiten die alleen voor een beperkt aantal patiënten worden uitgevoerd, wat het proces al een stuk complexer maakt. Indien het ziekenhuis dus nood zou hebben aan het in kaart brengen van alle mogelijke processen - gaande van de screening door de verpleegster en spoeddokter, eventuele aanvullende onderzoeken, overleg met de artsen of verhuizing naar een andere afdeling, dan schiet BPMN al snel tekort. 

Een tweede uitdaging voor BPMN is dat er voor elke mogelijke activiteit zou moeten worden aangeven of deze activiteit al dan niet moet uitgevoerd worden. Vaak worden deze beslissingen namelijk niet gemaakt op basis van vooraf vastgestelde strikte criteria, maar op het moment zelf door de arts in kwestie. 

In een dergelijke situatie waar dus zowel ervaring als kennis is vereist en waarbij beslissingen worden genomen op basis van een menselijke tussenkomst, zal een case management notatie de beste optie zijn. Deze wijze maakt het mogelijk om het proces te modelleren in afzonderlijke elementen in plaats van in een opeenvolging. Bij case management is het namelijk niet nodig om processen van tevoren al vast te leggen en kunnen bepaalde activiteiten als verplicht of optioneel aangeduid worden. 

De kracht van een gecombineerde aanpak

De reden waarom we dit voorbeeld aanhalen is omdat bedrijven vaak denken dat ze nood hebben aan één bepaald product of dienst, terwijl hun werksituatie vaak te complex is voor één process management system. De meeste organisaties hebben dus zowel nood aan BPMN als flexibele case management. In plaats van het te beschouwen als BPMN versus case management, moeten deze twee methodes samen worden gebracht om proces-efficiëntie zo goed mogelijk te optimaliseren. 

Heeft jouw organisatie ook nood aan een frisse blik op het huidige procesmanagement? Of wil jij graag meer weten over de mogelijkheden van case management voor jouw organisatie? Convitas helpt je hier graag bij verder!